企业管理体系整合改善

1、体系整合前称之谓:“三国演义”

质量体系、环境体系、职业健康安全体系的建立、运行、直至认证,将会极大提高企业的管理水平。而三个体系的分别建立与认证,必定给企业带来资源的浪费、管理的复杂化等问题,因此作为优秀企业应考虑怎样将质量管理体系、环境管理体系和安全健康管理体系结合起来,建立一体化的整合型管理体系,从而形成使用共有要素的单一的管理体系。以有利于策划、资源配置,确定互补的目标并评价企业的整体有效性,大大减少企业的管理成本,提高管理体系的运行效率。同时向认证机构提出实施一体化审核的要求,即通过一个审核组的一次现场审核,同时获得或保持ISO9001/或TS16949、ISO14001、OHSAS18001认证证书。

 

2、体系整合称之谓:"三合一"

就是质量管理体系、环境管理体系、职业健康管理体系三个体系,三个标准的整合,这是国际上现在要求比较突出的三个标准体系,但是三个标准既互异又融合,所以如果机械的把三个标准分开来做就浪费了许多文件,也就是说要重复做好多文件,所以我们要加强对三个体系的理解,然后融会贯通,把三个体系整合起来做,这样就形成了一个完善的管理体系。

 

3、体系整合的益处

①认识和掌握管理的规律性,建立一致性的管理基础。

ISO9001:2015/或ISO/TS16949:2016、ISO14001:2015、OHSAS18001:2007三个标准具有许多共性,都遵循

PDCA循环的规律,都按照策划(计划)、实施、检查、总结的工作思路实施管理,这便于认识和掌握管理的规律性,能在组织建立一致性的管理基础。

②科学地调配人力资源,优化组织的管理结构。

质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系都对人力资源有明确的要求,且要求组织明确规定岗位、

职责与权限。单独建立管理体系时往往组织机构庞大,人员设置重叠。管理体系整合后,组织可结合三个标准的要求,统一考虑人员的岗位设置,提出综合性要求,同时重新设置和调整组织的管理结构。如整合前ISO9001质量管理体系由质量管理部牵头负责,ISO14001环境管理体系由环境管理部牵头负责,OHSAS18001职业健康安全管理体系由安全管理不负责,整合后可设置一个体系管理部来全面负责体系的运行,将负责内审核管理评审日常工作及文件控制、记录控制、纠正预防措施等工作的岗位人员的工作合并。

③统筹开展管理性要求一致的活动,提高管理的效率和有效性。

组织可统一策划管理体系的运行、统一进行文件修订、统一开展综合的内部审核(内审)和管理评审,结合三个标准的要求考虑纠正和预防措施等等,可大大提高工作效率。

④降低管理费用。

由于减少了文件数量,合理调配了资源,提高了工作效率,减少了内审管理评审及外部审核的频次等,组织的管理费用必然会大大降低。

因此管理体系整合是必要的,更好地帮组组织运作管理体系。

 
4、体系整合的基本原则
对管理对象相同、管理特性要求基本一致的内容应进行整合。凡是三项标准中管理的对象相
同,管理性要求基本一致的内容,企业对体系文件、资源配置、运行控制都要整合。
整合后的管理性要求应覆盖三个标准的内容,就高不就低,以三个标准中最高要求为准。整
合型管理体系是适应三个标准要求的管理体系,只有三个标准的全部要求都满足,才能说明
组织建立的整合性管理体系能够确保其质量管理、环境管理、职业安全健康管理符合规定的
要求,能够实现组织制定的质量、环境和职业安全健康目标。由于三个标准的出发点和目的
不同,即使是对统一管理对象,其要求也不是完全一致,在进行管理体系整合时,要本着就
高不就低的原则进行整合,并以三个标准中要求最高的要求为准。
整合后的管理体系文件应具有可操作性,保持文件之间的协调性和针对性。整合后的管理体
系程序并不是越多越好,在具有可操作性的前提下,还要方便操作。
整合应有利于减少文件数量,便于文件使用;有利于统一协调体系的策划、运行与检测,实
现资源共享;有利于提高管理效率,降低管理成本。减少文件数量是体系整合的优点,这一
优点要充分体现在文件之中。
 
5、体系整合的基本条件
     企业的产品涉及质量、环境、职业安全健康三个方面的要求,企业有愿望实施综合控制。
     有满足体系整合所需的人力资源和其他资源。
     组织的资源能实现充分的共享。
     组织需进行相关标准的宣贯培训。

 

 

改善方案:体系整合方案(全套体系整合文件)

1、体系整合思路

三体系标准的兼容性是整合的基础。

三个标准的管理性要求有很多相似之处。三个标准的管理性要求有很多相似的部分。如“文件
控制”、“记录控制”、“方针目标”、“组织结构和职责”、“培训、意识和能力”、“资
源管理”(如设备管理)、“法律法规要求”、“交流与沟通”、“监视和测量装置的控制”、
“纠正措施”、“预防措施”、“内部审核”、“管理评审”等方面。
三个标准要求的管理手段和方法一致。都采取系统的方法,建立一个完整的、有效的、文件化
的管理体系;都按PDCA循环的思想,通过识别影响质量、环境、职业安全健康的因素,有针对
性地制定计划和管理方案,实施运行控制,并采取必要的监视和测量,发现问题,实施改进,
实现管理体系的持续有效运行;都要求组织配备适当的资源;都要求通过日常管理的监视和测
量、内审、管理评审等管理手段来评价体系的运行状况。

三体系有很多种组合,不过思路基本一致,以QES三体系为例:

①体系文件整合是整合的基础。手册、人力资源管理程序、管理评审程序、内部审核程序、记
录控制程序、文件控制程序、法律法规程序、信息交流程序、应急预案与响应管理程序、事故
事件/不符合纠正和预防措施管理程序。上述文件可以整合;
体系运行活动的整合。比如过程识别、环境因素识别、危险源辨识就可以放在一起做;内审、
管理评审就更不用说了。
组织架构的整合。如果以前三个体系是各自为政的,现在就是要统一领导机构,统一行动,
明确在质量、健康、安全与环境的整个过程中的职责。
减少重复的记录,整合相关的表格形式。这要结合公司的实际情况,过于统一或是过于分散
都是两个极端。
2、体系整合的步骤
①领导层统一思想并做出决策,确定体系整合策划方案;
②进行培训,重点是对相关标准及文件编写进行培训;
③法律法规和顾客、相关方、社会、员工的要求、组织的宗旨和管理现状制定组织整合型管理方针;
④确定体系所需的过程,识别并评价环境因素和安全风险因素;
⑤根据方针,制定目标和指标;
⑥整合体系的职能分配,明确相应的职责和权限;
⑦根据目标制定产品实现、环境和职业安全健康的质量计划或管理方案;
⑧制定整合型管理体系文件,发布并宣贯整合型管理体系文件;
⑨配备和落实整合型管理体系所要求的人力、基础设施和其他资源;
⑩试运行3-6个月;
⑾培训并聘任满足整合型管理体系要求的内审员;
⑿进行至少一次依据三个标准、覆盖全部管理部门和要求的内部审核;
⒀跟踪评审不符合项纠正措施;
⒁召开管理评审会、评价整合型管理体系的适宜性、充分性和有效性,并提出持续改进方向。
⒂实施改进,保持管理体系的有效运行。